Een shared mailbox in Office365 is een mailbox zonder licentie. Deze shared mailboxen zijn bedoeld om berichten in te ontvangen die door anderen gelezen kunnen worden.

Om een shared mailbox te kunnen raadplegen, dien je een geldig account (mailbox) te hebben in Office365 en deze dient dan weer lid te zijn van de shared mailbox.

Berichten versturen en/of beantwoorden vanuit de shared mailbox wordt hierdoor altijd gedaan in naam van de gebruiker, niet uit naam van de shared mailbox. Het standaard gedrag van het verzenden is daardoor dat deze verstuurde berichten in de Sent Items folder van de gebruiker komen.

Om dit gedrag te wijzigen zodat verstuurde berichten in de Sent Items van de shared mailbox terecht komen is een aanpassing nodig van de outlook-client van de gebruiker (Methode 1) of van de shared-mailbox-egenschappen. (Methode 2)

Methode 2 zal ook werken als de mail met een andere mail-client verstuurd wordt, bv. op een tablet of smartphone.

Methode 1: Outlook client aanpassing via registry

Start regedit en ga naar de volgende subkey:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences

Klik nu op Edit → New → DWORD Value en type de volgende naam in:

DelegateSentItemsStyle

Modify de value-data en wijzig het naar 1

Hierna MS-Outlook opnieuw starten.

Verzonden items vanuit de shared mailbox zullen nu in de Sent-Items folder van de shared mailbox opgeslagen worden.

Methode 2: Eigenschappen van shared maibox aanpassen met powershell

Deze methode werkt alleen als de MSOnline module van powershell is geïnstalleerd. Een Office365-gebruiker met Administrator-rechten kan dit aanpassen.

Start powershell en maak verbinding met de Office365 portal. Run de volgende commando’s:

Import-Module MSOnline
$O365Cred = Get-Credential
$O365Session = New-PSSession –ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell -Credential $O365Cred -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $O365Session
Connect-MsolService –Credential $O365Cred

set-mailbox mailboxnaam -MessageCopyForSentAsEnabled $True
get-mailbox mailboxnaam | fl MessageCopyForSentAsEnabled

De output zal alsvolgt zijn:

MessageCopyForSentAsEnabled : True